Konferenzen

Die Konferenzen funktionieren auf die gleiche Weise wie in einer Büroumgebung. Sie können ein Audio- oder Video-Meeting mit mehreren Personen erstellen, um ein Thema virtuell zu besprechen.

Der Konferenz-Bereich

Mit Konferenzen werden Besprechungen über Sunrise Business Collaboration eingerichtet, in denen sich eingeladene Teilnehmer vor und nach einer Konferen unterhalten können. Dieser Bereich enthält alle notwendigen Informationen und Details wie Meetingunterlagen, Updates oder Details zur Teilnahme an der Konferenz.

Der Konferenz-Bereich ist im Grund genommen die Anlaufstelle für alles rund um die Kommunikation zu Meetings. Aktionen wie Anrufen, Termin verschieben, Nachrichten senden und vieles mehr sind alle Teil dieser Funktion.

Hinweis: Konferenzen können nur über einen Browser gestartet werden, nicht in der mobilen App. be launched from a browser, not within the mobile app.

Arten von Konferenzen

In Sunrise Business Collaboration gibt es zwei Arten von Konferenzen: Ad Hoc und Geplant.

• Eine Ad-hoc-Konferenz ist spontan und unangekündigt. Diese Konferenz dienen der schnellen Zusammenkunft, um ein dringendes Thema oder Problem zu besprechen.

• Eine geplante Konferenz wird im Voraus geplant. Die Teilnehmer werden per E-Mail benachrichtigt und zu einer Konferenz vor dem Meeting eingeladen, bei der sie Unterlagen, Notizen und andere Informationen austauschen können.

Eine Konferenz kann maximal 50 Teilnehmer und bis zu 16 Video-Streamer haben.

Starten eine Ad-hoc-Konferenz

Gehen Sie wie folgt vor, um ein Ad-hoc-Meeting (eine nicht geplante Konferenz zu starten:

1. Klicken Sie links unten in Sunrise Business Collaboration auf das Plus-Symbol(), um das Hauptmenü aufzurufen.

2. Klicken Sie auf Konferenz starten.

3. Geben Sie einen Namen und klicken Sie auf Konferenz starten. Sie befinden sich dann im Konferenz-Bereich ohne Teilnehmer.

4. Um zu der Konferenz Teilnehmer hinzuzufügen, klicken Sie rechts oben im Bildschirm auf „Teilnehmer hinzufügen“ (). Suchen Sie nach Teamkollegen, indem Sie deren Namen in die Suchleiste eingeben.

5. Klicken Sie auf das Plus-Symbol (), um die Kontakte zur Konferenz hinzuzufügen. Sie werden dann der Liste Eingeladene Teilnehmer hinzugefügt.

6. Wenn die eingeladenen Teilnehmer den Anruf annehmen, nehmen sie offiziell an dem Meeting teil.

Teilnehmen an einer Ad-hoc-Konferenz

Um an einer Ad-hoc-Konferenz teilzunehmen, muss den eingeladenen Teilnehmern eine Benachrichtigung auf ihrem Bildschirm angezeigt werden. Sie können dann entweder auf das grüne Telefon-Symbol () klicken, um das Meeting anzunehmen, oder auf das rote Telefon-Symbol (), um die Konferenz abzulehnen.

Planung einer Konferenz

Gehen Sie zum Planen einer Konferenz über Sunrise Business Collaboration wie folgt vor:

1. Klicken Sie links unten in Sunrise Business Collaboration auf das Plus-Symbol (), um das Hauptmenü aufzurufen.
2. Klicken Sie auf Konferenz planen.

3. Sie können dann die Teilnehmer auswählen, die Sie einladen möchten, indem Sie nach deren Namen oder E-Mail-Adresse suchen. Nachdem Sie alle Teilnehmer ausgewählt haben, können Sie das Startdatum und die Startuhrzeit des Meetings, die Dauer, die Zeitzone und die Meeting-Serie (sofern zutreffend) festlegen. Außerdem können Sie eine Erinnerung einrichten, damit die Teilnehmer vor dem Start des Meetings benachrichtigt werden.

4. Geben Sie im letzten Schritt einen Namen und fügen Sie optional eine Beschreibung hinzu. Klicken Sie dann auf Planen, um die Planung abzuschließen.

Die Teilnehmer erhalten in Sunrise Business Collaboration unter Verpasste Aktivitäten eine Benachrichtigung über die geplante Konferenz. Außerdem erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über das Meeting mit einem direkten Teilnahme-Link.

Teilnehmen an einer geplanten Konferenz oder Starten einer geplanten Konferenz

Es gibt drei Möglichkeiten, an einem Meeting in Sunrise Business Collaboration teilzunehmen. Sie können entweder:

1. die Besprechung der Konferenz aufrufen.

2. das Konferenz-Badge auf der Registerkarte Konferenzen verwenden.

3. auf den Link in der Einladungs-E-Mail klicken.

Über die Besprechung der Konferenz

1. Öffnen Sie auf der linken Seite von Sunrise Business Collaboration die Registerkarte Chats.

2. Suchen Sie nach dem Titel des Meetings.

3. Nachdem Sie den Besprechungsbereich geöffnet haben, klicken Sie rechts oben auf Teilnehmen, um an dem Meeting teilzunehmen.

Hinweis: Wenn Sie der Gastgeber des Meetings sind, können Sie das Meeting hier auch starten.

Über das Konferenz-Badge auf der Registerkarte „Konferenzen“

1. Öffnen Sie in der rechten Seitenleiste von Sunrise Business Collaboration die Registerkarte Konferenzen.

2. Hier werden die anstehenden Meetings angezeigt. Scrollen Sie zu der Konferenz, an dem Sie teilnehmen oder das Sie starten möchten.

3. Um dem Meeting als Teilnehmer beizutreten, klicken Sie auf Beitreten. Wenn Sie der Gastgeber sind, starten Sie die Konferenz mit Anruf starten.

Durch Klicken auf den Link in der Einladungs-E-Mail

1. Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach nach der Meeting-Einladung.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beitreten.

Hinweis: Teilnehmer können über den E-Mail-Link an Anrufen teilnehmen, ein Gastgeber ist jedoch nicht in der Lage, den Anruf über den E-Mail-Link zu starten. Der Gastgeber des Anrufs muss den Anruf über die Sunrise Business Collaboration-Funktion Chats oder Konferenz starten.