Firmenkontakte verwalten

Mit der Funktion „Firmenkontakte“ können Administratoren ein Verzeichnis mit internen und externen Kontakten erstellen und pflegen, auf das alle Teamkollegen zugreifen können. So haben Sie und Ihre Teamkollegen schnellen Zugriff auf Kontakte, mit denen Sie direkt entweder per Internettelefonie oder E-Mail kommunizieren können. Jeder Kontakt enthält Details wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adressen usw.

So fügen Sie Firmenkontakte hinzu:

1. Klicken Sie links oben auf Ihr Profilsymbol und wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Option Einstellungen aus.

2. Klicken Sie unter Verwaltung auf Firmenkontakte verwalten.

   
3. Klicken Sie auf NEUEN KONTAKT HINZUFÜGEN. Sie können entweder einen einzelnen Kontakt hinzufügen oder mehrere Kontakte gleichzeitig hochladen.

   
4. Um einen einzelnen Kontakt hinzuzufügen, klicken Sie auf Einzelnen Kontakt hinzufügen. Geben Sie die Kontaktdaten ein und klicken Sie auf Kontakt speichern. Dadurch wird der neue Kontakt gespeichert und sofort im Kontaktverzeichnis angezeigt.

   

Hinweis: Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig importieren möchten, gehen Sie zum nächsten Schritt.

1. Um mehrere Kontakte gleichzeitig hochzuladen, müssen Sie zunächst eine CSV-Datei mit den Kontaktdaten mit folgender Struktur erstellen:

· 1 Kopfzeile

· 1 Zeile pro Kontakt (Sie können bis zu 1.000 Kontakte in einem Vorgang hochladen).

Beispiel für das Erstellen der folgenden zwei Kontakte:

Kontakt 1: John Smith, Sicherheit

[e-mail]

Telefon: 00491222333444555

Kontakt 2: Maria Beck

[e-mail]

Telefon geschäftlich: 0015551234567 Telefon sonstige: 0015559999123

Die CSV-Datei sieht dann wie folgt aus:

kontaktname,position,e-mail,telefon-geschäftlich,optional-telefon-1,optional-telefon-2,
John Smith,Sicherheit,[e-mail],00491222333444555,,,
Maria Beck,,[e-mail],0015551234567,0015559999123,,

In diesem Fall hat Maria Beck zwei Telefonnummern. Die erste wird als ihre „geschäftliche“ Telefonnummer und die zweite als „sonstige“ gespeichert.

6. Nachdem Sie die CSV-Datei erstellt haben, klicken Sie auf der Seite „Firmenkontakte verwalten“ auf Aus einer Datei hochladen.

1. Klicken Sie auf NEUE DATEI HOCHLADEN und wählen Sie die CSV-Datei auf Ihrem lokalen System aus.

8. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, wird eine Bestätigungsmeldung angezeigt. Jetzt können alle Ihre Teamkollegen die Kontakte, die Sie erstellt haben, in ihrem jeweiligen Verzeichnis sehen.

Für das Hochladen von Kontakten aus einer Datei gelten die folgenden Anforderungen:

• Ein Kontakt muss mindestens über einen Namen und entweder eine primäre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse verfügen.

• Schreiben Sie Telefonnummern im internationalen Format (00...).

• „position“, „optional-telefon-1“ und „optional-telefon-2“ sind optionale Felder. Wenn Sie sie nicht benötigen, lassen Sie sie leer, verwenden Sie aber immer das Komma (,).

• Die Reihenfolge der Felder kann nicht geändert werden. Verwenden Sie stets das hier angegebene Format.

• Nur Zeilen im korrekten Format werden hochgeladen.

• Die Dateierweiterung muss stets „.csv“ lauten.

• Dies ist eine neue Funktion, die wir schrittweise für unsere Kunden einführen. Wir werden zu einem späteren Zeitpunkt weitere Unterstützung und Verbesserungen für diese Funktion implementieren.

• Es wird empfohlen, keine doppelten Kontakte zu erstellen.