Verwalten von Gruppen
In diesem Abschnitt wird erläutert, wie eine Gruppe erstellt wird, Inhaberrechte für eine Gruppe zugewiesen werden usw.
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In diesem Abschnitt wird erläutert, wie eine Gruppe erstellt wird, Inhaberrechte für eine Gruppe zugewiesen werden usw.
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Ganz gleich, ob Sie ein neues Projekt starten oder neue Mitglieder in Sunrise Business Collaboration einbinden, es empfiehlt sich, für Ihre Teamkollegen neue Gruppen zu erstellen.
So erstellen Sie eine Gruppe im Browser:
Klicken Sie links unten in Sunrise Business Collaboration auf das (Plus-Symbol).
Klicken Sie auf Create a New Group (Neue Gruppe erstellen).
Wählen Sie die Privatsphäre der Gruppe aus und klicken Sie auf „Next“ (Weiter).
Fügen Sie die ausgewählten Teamkollegen zu der Gruppe hinzu. Sie können diesen Schritt ach überspringen und neue Teamkollegen später hinzufügen.
Geben Sie der Gruppe einen aussagekräftigen Titel und fügen Sie eine Beschreibung hinzu.
Die Gruppe ist jetzt erstellt.
Sollte ein Benutzer eine Gruppe aus irgendeinem Gruppen verlassen wollen, ist dies in Sunrise Business Collaboration problemlos möglich. Durch Verlassen einer Gruppe wird die Gruppe nicht in Sunrise Business Collaboration gelöscht, sondern es werden lediglich keine Mitteilungen und Benachrichtigungen mehr an den betreffenden Benutzer gesendet.
Sunrise Business Collaboration-Mitglieder können einer öffentlichen Gruppe nach ihrem Austritt wieder beitreten, bei einer privaten Gruppe ist dies jedoch nur auf erneute Einladung eines Gruppenmitglieds möglich.
So verlassen Sie eine Gruppe im Browser:
1. Wählen Sie den Gruppennamen aus, um die Gruppenbesprechung zu öffnen.
2. Klicken Sie rechts oben auf das Dreipunkt-Symbol ().
3. Wählen Sie im Untermenü die Option Leave the Group (Gruppe verlassen) aus.
4. Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt. Sie können entweder die Gruppe verlassen oder den Vorgang mit Cancel abbrechen.
Wenn ein Sunrise Business Collaboration-Benutzer eine Gruppe erstellt, wird er deren Inhaber. Der Inhaber kann auch andere Gruppenmitglieder oder Administratoren als Besitzer zuweisen, solange sie zu der betreffenden Gruppe gehören.
1. Platzieren Sie als Besitzer den Mauszeiger auf dem Benutzer, dem Sie Inhaberrechte zuweisen möchten. Ein Menü mit Weitere Optionen wird angezeigt. Klicken Sie auf als Gruppenbesitzer festlegen. Ein Bestätigungsdialog wird angezeigt.
2. Der Bestätigungsdialog enthält zwei Optionen: Wählen Sie eine der Optionen aus:
Als Besitzer festlegen: Mit dieser Option werden dem ausgewählten Mitglied sofort Inhaberrechte zugewiesen.
Abbrechen: Mit dieser Option wird der Dialog geschlossen und der Benutzer nicht als Inhaber gespeichert. Der Dialog kann auch durch Klicken außerhalb des Fensters geschlossen werden.
Werden einem Mitglied Inhaberrechte zugewiesen, erhält der betreffende Benutzer unter Verpasste Aktivitäten eine Benachrichtigung. Diese wird solange angezeigt, bis der Benutzer sie schließt oder als gelesen markiert. Außerdem erhält der Benutzer eine Benachrichtigung per Bildschirmmeldung. Wenn er darauf klickt, gelangt er zu der Gruppe, deren neuer Inhaber er ist. Klickt der Benutzer nicht auf die Benachrichtigung, schließt der Browser sie automatisch.
Gruppenbesitzer können eine Gruppe nur verlassen, wenn die betreffende Gruppe mindestens zwei Inhaber hat. Wenn ein Benutzer der einzige Inhaber ist, muss er beim Verlassen ein anderes Mitglied als Inhaber zuweisen. Um einen neuen Inhaber zuzuweisen, wählen Sie Gruppe verlassen aus. Daraufhin wird ein Dialog mit den folgenden Optionen angezeigt:
Als Besitzer festlegen: Mit dieser Option wird der Dialog geschlossen und eine separate Seite mit Gruppendetails geöffnet, auf welcher der Abschnitt mit den Mitgliedern aufgeklappt ist. Hier kann der Benutzer, der die Gruppe verlassen möchte, den neuen Gruppeninhaber auswählen.
Abbrechen: Damit wird der Vorgang abgebrochen und der Dialog geschlossen.
Wenn der einzige Inhaber einer Gruppe deaktiviert wird, z. B. bei Ausscheiden aus dem Unternehmen, weist Sunrise Business Collaboration automatisch das als Erstes hinzugefügte Mitglied der Gruppe als Inhaber zu. Wenn der betreffenden Gruppe zum Zeitpunkt der Deaktivierung mehrere Inhaber zugewiesen sind, bleiben alle anderen Inhaberstatus unverändert.
Alle Gruppen können eine unbegrenzte Anzahl von Inhabern haben, mit Ausnahme von Gruppen mit dem Titel Alle, die sich aus allen Mitgliedern in Sunrise Business Collaboration zusammensetzen. In diesem Fall werden die Administratoren als Inhaber der Gruppe bestimmt und können keine anderen Besitzer zuweisen.
Gruppenbesitzer und Administratoren (wenn sie Teil der Gruppe sind) sind berechtigt, Mitglieder aus einer Gruppe zu entfernen. Mögliche Gründe für das Entfernen von Mitgliedern sind beispielsweise der Beitritt eines Teamkollegen zu einer anderen Gruppe oder das Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen.
Entfernen Sie Mitglieder aus einer Gruppe wie folgt:
1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Profilsymbol des Mitglieds, das Sie entfernen möchten. Ein Dialog mit Weitere Optionen wird geöffnet. Dieses Menü ist nur für Inhaber oder Administratoren sichtbar.
2. Klicken Sie auf das Menü Weitere Optionen. Dadurch wird die Option „Aus Gruppe entfernen“ angezeigt. Ein zweites Menü wird geöffnet, in dem der Benutzer Folgendes auswählen kann:
Entfernen: Mit dieser Option wird das Mitglied sofort aus der Gruppe entfernt.
Abbrechen: Mit dieser Option wird das Menü geschlossen und der Vorgang zum Entfernen des Gruppenmitglieds abgebrochen.
3. Der Benutzer, der das Mitglied entfernt hat, erhält eine Meldung mit dem Hinweis, dass das Mitglied erfolgreich entfernt wurde. Das entfernte Mitglied wird in der Liste der Mitglieder auf der Seite mit den Gruppendetails nicht mehr angezeigt.
Entfernte Mitglieder erhalten folgende Benachrichtigungen:
Verpasste Aktivität: Diese wird solange angezeigt, bis der Benutzer sie schließt oder als gelesen markiert.
Browser-Benachrichtigung: Der Benutzer wird darüber informiert, wer ihn entfernt hat.
Befugte Benutzer können sich gegenseitig entfernen. Gruppeninhaber können andere Inhaber sowie Administratoren entfernen und Administratoren können Gruppeninhaber entfernen. Nachdem ein Inhaber entfernt wurde, verliert er seinen Status. Wird der betreffende Benutzer wieder in dieselbe Gruppe eingeladen, wird er nicht automatisch wieder als Inhaber zugewiesen. Die Schritte zum Entfernen von Administratoren und Inhabern sind die gleichen wie im Abschnitt Entfernen von Benutzern aus einer Gruppe oben beschrieben.
Administratoren, die aus einer Gruppe entfernt wurden, verlieren ihre Administratorrechte nicht.
Sowohl Besitzer als auch Administratoren sind berechtigt, eine Gruppe dauerhaft zu löschen. Gehen Sie zum Löschen einer Gruppe wie folgt vor:
1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Gruppennamen. Das Symbol Weitere Optionen wird eingeblendet. Klicken Sie darunter auf Gruppeneinstellungen. Eine Reihe von Optionen wird angezeigt:
Gruppendetails bearbeiten
Gruppe archivieren
Gruppe löschen
2. Wählen Sie Gruppe löschen)aus. Daraufhin wird ein Bestätigungsdialog mit der Option zum Fortsetzen oder zum Abbrechen des Vorgangs geöffnet.
3. Ein Kontrollkästchen zur Bestätigung wird angezeigt (standardmäßig deaktiviert). Aktivieren Sie das Kontrollkästchen. Dadurch wird die Schaltfläche Gruppe löschen verfügbar. Klicken Sie auf die Schaltfläche. Die Gruppe wird dann gelöscht.
4. Nachdem der Benutzer die Gruppe gelöscht hat, wird wieder die Gruppe Alle angezeigt.
Hinweis: Durch Löschen einer Gruppe werden alle Themen und verpassten Aktivitäten aus der Gruppe entfernt. Die Gruppe wird außerdem nicht mehr in der Gruppenliste von Sunrise Business Collaboration angezeigt.
Alle Gruppenmitglieder können eine Gruppe archivieren. Wenn eine Gruppe archiviert wird, kann später nach ihr gesucht werden, um Gruppendetails, Themen usw. abzurufen. So kann ein Benutzer beispielsweise eine Gruppe für ein Arbeitsprojekt archivieren, das gerade abgeschlossen wurde. Auch wenn die Aufgabe abgeschlossen ist, ist es wichtig, diese Informationen zu speichern, um bei Bedarf darauf zurückgreifen zu können.
So archivieren Sie eine Gruppe:
1. Platzieren Sie den Mauszeiger auf dem Gruppennamen. Das Symbol Weitere Optionen wird eingeblendet. Klicken Sie darunter auf Gruppeneinstellungen.
2. Wählen Sie in diesem Menü die Option Gruppe archivieren aus. Sie können dann entweder den Vorgang mit Abbrechen oder mit Gruppe archivieren bestätigen.
3. Archivierte Gruppen können über die Hauptsuchleiste gesucht werden. Dadurch wird ein Bereich geöffnet, der nur archivierte Gruppen enthält.
Um eine Gruppe aus dem Archiv zu entfernen, muss der Benutzer zunächst nach ihr suchen. Alle archivierten Gruppen sind mit dem Wort Archiviert gekennzeichnet. Nachdem Sie die gewünschte Gruppe gefunden haben, gehen Sie wie folgt vor:
1. Markieren Sie die gewünschte Gruppe. Wenn Sie den Mauszeiger auf dem Gruppennamen platzieren, wird das Symbol Weitere Optionen eingeblendet.
2. Wählen Sie im Menü Weitere Optionen eine der folgenden Optionen aus:
Gruppe dearchivieren: Mit dieser Option wird die Gruppe aus dem Archiv entfernt. Alle Funktionalitäten (Nachrichten etc.) werden wiederhergestellt.
Gruppe löschen: Mit dieser Option wird die Gruppe in Sunrise Business Collaboration vollständig gelöscht. Im Abschnitt Löschen einer Gruppe wird die entsprechende Vorgehensweise beschrieben.
