Reuniones

Las reuniones en Workspace funcionan de la misma manera que en un entorno de oficina. Puedes crear una reunión de audio o video con varias personas para discutir virtualmente un tema.

El Espacio de Reunión

Reuniones establece conversaciones a través de Workspace en el que los participantes invitados pueden chatear antes y después de la reunión. Este espacio contendrá toda la información y detalles necesarios, como materiales de la reunión, actualizaciones o detalles sobre la participación en la reunión.

El Espacio de Reunión es esencialmente la meca de todas las cosas relacionadas con la comunicación de reuniones. Acciones como llamadas, reprogramaciones, mensajes y más son parte de la funcionalidad de este servicio

Nota: Las reuniones solo se pueden iniciar desde un navegador, no desde la aplicación móvil.

Tipos de Reuniones

Workspace tiene dos tipos de reuniones: Ad Hoc and Programadas.

• Una Reunión Ad Hoc es espontánea e improvisada. Estas reuniones se utilizan para establecer reuniones rápidas para discutir un tema o problema urgente.

• Una Reunión Programada se planifica antes de que ocurra la reunión. Los participantes son notificados por correo electrónico e invitados a una conversación de mensajería previa a la reunión para compartir materiales, notas y otra información.

Empezar una Reunión Ad Hoc

Para empezar una Reunión Ad Hoc (una reunión que no está programada), sigue estos pasos:

1. Navega al menú principal haciendo clic en el ícono de más () en la esquina inferior izquierda de tu Workspace.

2. Selecciona Empezar una Reunión.

3. Asigna un nombre a la reunión y luego haz clic en Empezar la reunión. Luego estarás en el espacio de la reunión sin participantes.

4. Para agregar participantes a la conversación, haz clic en el ícono parecido a unas "personas"() en la sección superior izquierda de la pantalla (arriba de los Asistentes). Busca colegas escribiendo su nombre en la barra de búsqueda.

5. Selecciona el ícono del teléfono (📞) para traer tus contactos a la conversación. Con esto, se agregarán a la lista de Invitados.

6. Una vez que tus invitados aceptan la llamada, ¡están oficialmente en la reunión!

Unirse a una Reunión Ad Hoc

Para unirse a una Reunión Ad Hoc, los invitados deben recibir una notificación en su pantalla y pueden seleccionar el teléfono verde () para aceptar la reunión o el teléfono rojo () para rechazar la reunión.

Programar una Reunión

Para Programar una Reunión a través de Workspace, sigue estos pasos:

1. Ve al menú principal haciendo clic en el ícono de más () en la esquina inferior izquierda de tu Workspace.
2. Selecciona Programar una Reunión.

3. Luego podrás seleccionar a quién invitar como participante buscando su nombre o dirección de correo electrónico. Una vez que hayas seleccionado a todos los participantes, haz clic en Siguiente.

4. En la página siguiente, puedes establecer la fecha/hora del inicio de la reunión, la duración, la zona horaria y la periodicidad de la reunión (si aplica). También puedes agregar un recordatorio para que los participantes sean notificados antes del comienzo de la reunión. Haz clic en Siguiente cuando se confirmen los detalles.

5. En el último paso, asigna un nombre a la reunión y dale una descripción opcional. Luego haz clic en Programar la Reunión para finalizar el proceso de programación.

Los participantes recibirán una notificación en Workspace sobre la reunión programada en sus Actividades perdidas. También recibirán una notificación por correo electrónico sobre la reunión con un enlace directo para unirse. El correo electrónico se verá así:

Unirse o Empezar una Reunión Programada

Hay tres formas de unirse a una reunión en Workspace. Tu también puedes:

1. Visitar la Conversación de la Reunión.

2. Usar la insignia de la reunión en la pestaña Reuniones.

3. Haz clic en el enlace en el correo electrónico de la invitación.

De la Conversación de la Reunión

1. Ve a la pestaña Conversaciones en el lado izquierdo de tu Workspace.

2. Busca el título de la Reunión.

3. Una vez que hayas ingresado al espacio de conversación, en la esquina superior derecha, haz clic en Unirse para ingresar a la reunión. Nota: Si eres el anfitrión de la reunión, también puedes comenzar la reunión aquí.

Uso de la Insignia de la Reunión en la Pestaña Reuniones

1. Abre la pestaña Reuniones desde la barra lateral derecha de tu Workspace.

2. Allí, encontrarás las próximas reuniones. Desplázate para ubicar la reunión a la que deseas unirte o comenzar.

3. Haz clic en Unirse a la Llamada para unirte a la reunión como participante. Si eres el anfitrión, haz clic en Iniciar la Llamada para iniciar la reunión.

Haciendo Clic en el Enlace en el Correo Electrónico de la Invitación

1. Encuentra la invitación a la reunión en tu bandeja de entrada de tu correo electrónico.

2. Haz clic en el botón Unirse a la Reunión para unirte. Nota: Los participantes pueden unirse a las llamadas a través del enlace de correo electrónico, pero un anfitrión no puede iniciar la llamada desde el enlace de correo electrónico. El anfitrión de la llamada debe iniciar la llamada desde la Conversación o Reunión de Workspace.