Administrar Grupos
Consulta esta página para obtener información básica sobre cómo crear un grupo, asignar privilegios de propiedad a un grupo y más.
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Si estás comenzando un nuevo proyecto o si estás incorporando nuevos miembros a Workspace, querrás crear nuevos grupos para tus colegas.
Las despedidas pueden ser difíciles, pero Workspace las hace más fácil si un usuario decide abandonar un grupo por cualquier motivo. Salir de un grupo no eliminará el grupo de Workspace, sino que simplemente evitará que ese usuario reciba las comunicaciones y notificaciones.
Los miembros de Workspace tienen la opción de volver a unirse a un grupo público después de irse, pero no pueden unirse a un grupo privado a menos que un miembro del grupo les vuelva a enviar una invitación.
Los usuarios de Workspace se convierten en propietarios una vez que crean un grupo por primera vez. El propietario también puede asignar la propiedad a otro miembro o administrador del grupo, siempre que estén separados de ese grupo.
Para asignar la propiedad, realiza los siguientes pasos:
1. Como propietario, pasa tu mouse sobre el usuario al que deseas asignar las credenciales de propiedad. Aparecerá un menú para Más Opciones. Selecciona Establecer como Propietario del Grupo, que luego mostrará un diálogo de confirmación.
2. El diálogo de confirmación contiene dos opciones. Selecciona entre:
Establecer Propietario: esta opción otorga inmediatamente permiso de propietario al miembro seleccionado.
Cancelar: esta opción cierra el diálogo y no guarda al usuario como propietario. El diálogo también se cierra haciendo clic fuera de la ventana.
Cuando a un miembro se le concede permiso de propiedad, recibirá una notificación como Actividad Perdida. Esta permanece visible hasta que el usuario la descarta o la marca como leído. También recibirán una notificación a través de un mensaje en pantalla que, si se selecciona, los dirigirá a su nuevo grupo del que es propietario. Si la notificación no está seleccionada, el navegador la descartará automáticamente.
Los propietarios de grupos solo pueden abandonar un grupo cuando existen dos propietarios dentro de ese grupo. Si son el único propietario, deben asignar la propiedad a otro miembro antes de salir. Para asignar un nuevo propietario, selecciona Abandonar el Grupo. Esto creará un diálogo con las siguientes opciones:
Establecer Propietario: esta opción cerrará el diálogo y abrirá una página de detalles de grupo separada con la sección de miembros ampliada. Desde aquí, el miembro que sale puede seleccionar al nuevo propietario del grupo.
Cancelar: esto cancelará la acción y cerrará el diálogo.
Nota: Todos los miembros del grupo pueden ver al propietario de ese grupo, así como también al administrador (si aplica). El título correspondiente aparecerá debajo de su nombre en el grupo.
Cuando el único propietario de un grupo se desactiva (como al salir de una organización), Workspace asigna automáticamente la propiedad al primer miembro agregado del grupo. Si se asigna más de un propietario a ese grupo en el momento de la desactivación, todos los demás estados de propiedad siguen siendo los mismos.
Todos los grupos pueden tener propietarios ilimitados, excepto para los grupos titulados 'Todos', que se componen de todos los miembros dentro de ese Workspace. En este escenario, los administradores son designados propietarios del grupo y no pueden asignar a otros propietarios.
Los propietarios del grupo y el administrador (cuando forman parte del grupo) son elegibles para eliminar miembros de un grupo. Algunas razones por las cuales los miembros pueden ser eliminados, por ejemplo, incluyen un colega que se une a otro grupo o un empleado que renuncia a una empresa.
Para remover miembros de un Grupo, realiza con los siguientes pasos:
1. Desplázate sobre el ícono del perfil del miembro que deseas remover. Aparecerá un diálogo para Más Opciones. Este menú solo es visible para los propietarios o administradores.
2. Haz clic en el menú Más Opciones, que luego mostrará una opción para 'Remover del Grupo'. Luego se abrirá un menú secundario que solicita al usuario que seleccione entre lo siguiente:
Remover: esta acción remueve inmediatamente al miembro del grupo.
Cancelar: esta opción cierra el menú y descarta la acción para remover a un miembro del grupo.
3. El usuario que eliminó al miembro recibirá un mensaje que indica que el miembro ha sido removido con éxito. El miembro removido tampoco aparecerá en la lista de miembros dentro de la página de detalles del Grupo.
Los miembros removidos reciben los siguientes mensajes una vez que han sido eliminados del grupo:
Actividad Perdida: esto es visible hasta que se descarta o se marca como leído.
Notificación en el Navegador: se notifica al usuario quién los removió.
La eliminación para usuarios con autoridad es una calle de doble sentido. Los propietarios de grupos pueden eliminar a otros propietarios, así como a los administradores, mientras que el administrador puede eliminar a los propietarios de grupos. Una vez eliminado, un propietario pierde su estado; si se les invita nuevamente al mismo grupo, su estado de propiedad no se revoca. Los pasos para eliminar administradores y propietarios se pueden seguir como se indica arriba en la sección Eliminar Usuarios de un Grupo.
Los administradores que se eliminan de un grupo no pierden sus privilegios de administrador.
Tanto los propietarios como el administrador tienen los permisos para eliminar permanentemente un grupo. Para continuar con la eliminación de un grupo:
Pasa el mouse sobre el nombre del grupo. Aparecerá el ícono Más opciones. Debajo de esto, selecciona Configuración de Grupo. Una vez seleccionado, se mostrará una serie de opciones, que incluyen:
Editar Detalles del Grupo
Grupo de Archivo
Eliminar Grupo
2. Seleccionar Eliminar Grupo. Esto creará un diálogo de confirmación con la opción de continuar o Cancelar la acción.
3. Aparecerá una casilla de verificación para confirmación (no marcada automáticamente). Marca la casilla, que luego permitirá que se seleccione el botón para Eliminar Grupo. Seleccione el botón y el grupo se eliminará.
4. Una vez que el usuario haya eliminado el grupo, volverá al espacio del grupo Todos.
Nota: Eliminar un grupo elimina todos los temas y actividades perdidas del grupo. Tampoco aparecerá en la lista de grupos para ese Workspace en particular.
Todos los miembros del grupo pueden archivar un grupo. Cuando se archiva un grupo, se puede buscar en otro momento para recuperar detalles del grupo, temas y más. Por ejemplo, un usuario puede querer archivar un grupo para un proyecto de trabajo que acaba de terminar; aunque la tarea esté completa, es importante guardar esa información para consultarla, si es necesario.
Para archivar un grupo:
1. Pasa el mouse sobre el nombre del grupo. Aparecerá el ícono Más Opciones. Debajo de esto, selecciona Configuración de Grupo.
2. Desde este menú, selecciona la opción Archivar Grupo. Desde aquí, selecciona ya sea Cancelar para salir de la acción o el botón Archivar Grupo para confirmar.
3. Los grupos archivados se pueden ubicar buscándolos en la barra de búsqueda principal. Esto abrirá un espacio específico que contiene solo los grupos archivados.
Para eliminar un grupo del archivo, el usuario debe buscarlo primero (la palabra Archivado aparecerá junto a todos los grupos en este espacio). Después de localizar el grupo, realiza lo siguiente:
Selecciona el grupo de tu elección. Después de pasar el mouse sobre el nombre del grupo, aparecerá el ícono Más Opciones.
Elige entre lo siguiente dentro del menú Más Opciones:
Desarchivar Grupo: esta opción eliminará el grupo del archivo. Todas las funcionalidades (mensajes, etc.) serán restauradas.
Eliminar Grupo: Esto eliminará el grupo por completo de Workspace. Consulta la sección Eliminar un Grupo dentro de esta página para revisar las acciones asociadas con la eliminación.
