Gestire i gruppi
In questa pagina sono descritte le procedure di base per la creazione di un gruppo, l'assegnazione dei privilegi al responsabile del gruppo e molto altro ancora.
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In questa pagina sono descritte le procedure di base per la creazione di un gruppo, l'assegnazione dei privilegi al responsabile del gruppo e molto altro ancora.
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Quando si avviano nuovi progetti o nuovi membri si iscrivono su Sunrise Business Collaboration, è necessario creare un nuovo gruppo in cui inserire i colleghi.
Per creare un gruppo da browser, procedere come segue:
Cliccare su (icona “più”) in basso a sinistra nella schermata.
Cliccare su Crea nuovo gruppo.
Scegliere il tipo di privacy del Gruppo e cliccare su “Avanti”.
Aggiungere i membri al Gruppo. Questo passaggio può essere saltato e completato in seguito.
Rinominare il Gruppo scegliendo un nome autoesplicativo e inserendo una descrizione.
A questo punto il Gruppo è stato creato.
Gli addii possono essere difficili, ma non in Sunrise Business Collaboration! La procedura per l’uscita da un gruppo, infatti, è molto semplice. Innanzitutto, l'abbandono di un gruppo non comporta la cancellazione del gruppo da Sunrise Business Collaboration, semplicemente l’utente non riceverà più comunicazioni e notifiche da parte del gruppo.
I membri di Sunrise Business Collaboration hanno la possibilità di rientrare in un gruppo pubblico dopo l'uscita, ma non possono rientrare in un gruppo privato a meno che non ricevano nuovamente un invito da un membro del gruppo.
Per abbandonare un gruppo da browser, procedere come segue:
1. Selezionare il nome del gruppo per aprire la conversazione.
2. Cliccare sul menù a tre puntini () in alto a destra.
3. Nel sottomenù selezionare Abbandona il gruppo.
4. Verrà visualizzata una finestra di dialogo che conferma l’uscita dal gruppo. È possibile procedere con l'uscita o selezionare Annulla per interrompere la procedura.
Quando un utente crea un gruppo in Sunrise Business Collaboration, ne diventa il responsabile. Il responsabile di un gruppo può assegnare lo stesso titolo anche a un altro membro o a un amministratore, purché questi facciano parte del gruppo.
Per contrassegnare un membro come “responsabile”, procedere come segue:
1. In qualità di responsabile, passare il mouse sull'utente a cui si desidera assegnare le credenziali di responsabile. Si apre il menù Altre opzioni. Selezionare Imposta come responsabile del gruppo, si apre una finestra di conferma.
2. Sono presenti due opzioni. Selezionarne una delle due:
Imposta come responsabile: Con questa opzione il membro diventa immediatamente un responsabile del gruppo con i relativi permessi.
Annulla: Con questa opzione, la finestra di dialogo viene chiusa e l’utente non diventa responsabile del gruppo. La finestra di dialogo può essere chiusa anche cliccando in un punto al di fuori della finestra.
Quando a un membro viene concessa l'autorizzazione come responsabile, riceve una notifica come Attività persa. Questa rimane visibile fino a quando l'utente non la elimina o la segna come letta. Riceve anche una notifica tramite messaggio a schermo che, se selezionata, lo indirizzerà al nuovo gruppo di cui è responsabile. Se la notifica non viene aperta, il browser la chiude in automatico.
I proprietari di un gruppo possono abbandonare un gruppo solo se nel gruppo sono presenti due responsabili. Se è l'unico responsabile, dovrà attribuire a un altro membro il ruolo di responsabile al momento dell'uscita. Per scegliere un nuovo responsabile, selezionare Abbandona il gruppo. Si aprirà una finestra di dialogo con le seguenti opzioni:
Imposta come responsabile: Questa opzione chiude la finestra di dialogo e apre una pagina di dettagli del gruppo separata con la sezione dei membri ampliata. Da qui, il membro uscente può selezionare il nuovo responsabile del gruppo.
Annulla: Questa opzione annulla l’operazione e chiude la finestra di dialogo.
Nota: Tutti i membri del gruppo possono vedere il responsabile del gruppo e l'amministratore (se del caso). Il ruolo corrispondente apparirà sotto il nome nel gruppo.
Quando l’unico responsabile di un gruppo viene disattivato (ad esempio se lascia l'organizzazione), Sunrise Business Collaboration assegna automaticamente il ruolo di responsabile al primo membro aggiunto al gruppo. Se al momento della disattivazione al gruppo sono assegnati più responsabili, tutti gli altri stati di proprietà rimangono invariati.
Tutti i gruppi possono avere un numero illimitato di responsabili, a eccezione dei gruppi denominati “Tutti”, che sono composti da tutti i membri di Sunrise Business Collaboration. In questo caso, gli amministratori sono i responsabili designati per il gruppo e non è possibile nominare altri responsabili.
I responsabili del gruppo e gli amministratori (se fanno parte del gruppo) possono entrambi rimuovere i membri da un gruppo. Alcuni motivi per cui i membri possono essere rimossi sono, ad esempio, l'ingresso di un collega in un altro gruppo o le dimissioni di un dipendente da un'azienda.
Membri del gruppo
Per rimuovere i membri da un gruppo, procedere come segue:
1. Posizionarsi sul profilo del membro che si desidera rimuovere. Apparirà la finestra di dialogo per le Altre opzioni. Questo menù è visibile solo ai responsabili o agli amministratori.
2. Fare clic sul menù Altre opzioni per scegliere “Rimuovi dal gruppo”. Si apre il sottomenù con le seguenti opzioni:
Rimuovi: Con questa opzione, l’utente viene rimosso immediatamente dal gruppo.
Annulla: Con questa opzione, il menù viene chiuso e la rimozione dell’utente dal gruppo viene annullata.
3. L'utente che ha rimosso il membro riceverà un messaggio che indica che il membro è stato eliminato con successo dal gruppo. Il membro rimosso non apparirà più nell'elenco dei membri nella pagina dei dettagli del gruppo.
I membri rimossi ricevono i seguenti messaggi una volta eliminati:
Attività persa: Questa notifica rimane visibile fino a quando l'utente non la elimina o la segna come letta.
Notifica browser: L’utente riceve una notifica di rimozione da parte dello specifico utente.
La rimozione da parte degli utenti dotati delle autorizzazioni apposite è bivalente: i responsabili dei gruppi possono rimuovere altri responsabili e gli amministratori, gli amministratori possono rimuovere i responsabili dei gruppi. Una volta rimosso, il responsabile perde il suo status; se viene nuovamente invitato nello stesso gruppo, il suo status di proprietario non viene revocato. I passaggi per rimuovere gli amministratori e i responsabili sono gli stessi descritti nella sezione Rimuovere i membri da un gruppo.
Gli amministratori rimossi da un gruppo non perdono i loro privilegi di amministratore.
Sia i proprietari sia gli amministratori possiedono i permessi per eliminare definitivamente un gruppo. Per eliminare un gruppo:
1. posizionarsi sul nome del gruppo. Appare l’icona Altre opzioni. Qui selezionare Impostazioni gruppo. Una volta selezionato, compare una serie di opzioni, tra cui:
Modifica dettagli gruppo
Archivia gruppo
Elimina gruppo
2. Selezionare Elimina gruppo. Si aprirà una finestra di dialogo per confermare o interrompere l’operazione con Annulla.
3. Appare una casella di conferma (di default senza spunta). Spuntando la casella, si attiva il pulsante Elimina gruppo. Cliccare sull’opzione per eliminare il gruppo.
4. Dopo aver eliminato il gruppo, l’utente viene riportato nell'area Tutti del gruppo.
Nota: Eliminando un gruppo si rimuovono anche tutti gli argomenti e le attività perse del gruppo. Inoltre, il gruppo non apparirà più nell'elenco dei gruppi in Sunrise Business Collaboration.
Tutti i membri dei gruppi possono archiviare un gruppo. Quando un gruppo viene archiviato, è possibile cercarlo nuovamente per recuperare i dettagli del gruppo, gli argomenti, ecc. Ad esempio, un utente può archiviare un gruppo una volta concluso uno specifico progetto di lavoro; anche se l'attività è stata completata, è importante salvare le informazioni per consultarle, se necessario.
Per archiviare un gruppo:
1. posizionarsi sul nome del gruppo. Appare l’icona Altre opzioni. Qui selezionare Impostazioni gruppo.
2. In questo menù selezionare Archivia gruppo. Scegliere tra Annulla per interrompere l’operazione o Archivia gruppo per confermare l’operazione.
3. I gruppi archiviati possono essere individuati cercandoli dalla barra di ricerca principale. Si apre un'area specifica con i gruppi archiviati.
Per ripristinare un gruppo archiviato, l’utente deve innanzitutto cercarlo (nell'area contenente i gruppi archiviati è presente il contrassegno Archiviato accanto a ogni gruppo). Dopo aver individuato il gruppo, procedere come segue:
1. Selezionare il gruppo desiderato. Spostandosi sul nome del gruppo, appare l’icona Altre opzioni.
2. Tra le opzioni disponibili nel menù Altre opzioni, selezionare:
Rimuovi gruppo dall’archivio: Proseguendo si rimuove il gruppo dall'archivio. Vengono ripristinate tutte le funzioni corrispondenti (messaggi, ecc.).
Elimina gruppo: Scegliendo quest’opzione si elimina il gruppo e tutti i suoi contenuti da Sunrise Business Collaboration. Per rivedere le informazioni relative all’eliminazione di un gruppo, consultare la sezione Eliminare un gruppo.
