Gestione dei contatti aziendali

La funzionalità di gestione dei contatti aziendali consente agli amministratori di creare e modificare un elenco di contatti interni ed esterni a cui possono accedere tutti i componenti del team. Questo consente a voi e ai componenti del team di avere rapido accesso alle persone con le quali si desidera effettuare una chiamata web o alle quali si vuole inviare un'e-mail. Ogni contatto include dettagli quali nome, numero di telefono, indirizzi e-mail etc.

Per aggiungere contatti aziendali:

1. Cliccare sull'icona del proprio profilo nell'angolo in alto a sinistra e selezionare Preferenze dal menù a tendina.

2. Sotto la voce Amministrazione, cliccare su Gestisci i contatti aziendali.

1. Cliccare su AGGIUNGI UN NUOVO CONTATTO. Qui è possibile aggiungere un singolo contatto o caricare contatti in blocco.

   
2. Per aggiungere un contatto, cliccare su Aggiungi un singolo contatto. Inserire i dettagli del contatto e cliccare su Salva il contatto. Si salva in questo modo il nuovo contatto, che sarà subito visualizzato nell'elenco dei contatti.

Nota: Procedere al passo successivo se si desidera importare contatti in blocco.

5. Per caricare contatti in blocco, occorre prima preparare un file CSV con dettagli dei contatti, avente la seguente struttura:

· 1 linea di intestazione

· 1 riga per contatto (si possono caricare fino a 1.000 contatti con un singolo caricamento).

Ad esempio se si vuole creare i seguenti 2 contatti:

Contatto 1: John Smith, Sicurezza

[e-mail]

Telefono: 00491222333444555

Contatto 2: Maria Beck

[e-mail]

Telefono di lavoro: 0015551234567 Altro telefono: 0015559999123

A quel punto il proprio file CSV apparirà nel seguente modo:

nome-contatto,ruolo,e-mail,telefono lavoro,telefono opzionale 1, telefono opzionale 2,
John Smith,Sicurezza,[e-mail],00491222333444555,,,
Maria Beck,,[e-mail],0015551234567,0015559999123,

In questo caso Maria aveva 2 numeri di telefono; il primo numero sarà salvato nel suo telefono di "lavoro" e l'altro sarà identificato come "altro" opzionale.

1. Non appena il file CSV è pronto, cliccare su Carica da un file in Gestisci i contatti aziendali.

1. Cliccare su CARICA UN NUOVO FILE e selezionare il file CSV dal proprio sistema locale.

6. Al termine del download comparirà il messaggio di conferma. Ora tutti componenti del proprio team potranno vedere nell'elenco i contatti che sono stati creati.

Considerazioni specifiche all'atto del caricamento di contatti da un file:

• Un contatto deve avere almeno un nome e o un numero principale o un indirizzo e-mail.

• Utilizzare il formato internazionale quando si aggiungono i numeri di telefono dei propri contatti (00...)

• Posizione, numero opzionale 1 e numero opzionale 2 sono tutti campi opzionali. Qualora non richiesti, lasciarli vuoti ma inserire sempre una ","

• Non si può modificare l'ordine dei campi, ma si deve utilizzare sempre il formato qui specificato.

• Solo le righe con il formato corretto saranno caricate.

• L'estensione dl file deve sempre essere ".csv"

• Questa è una nuova caratteristica che stiamo gradualmente rilasciando ai nostri clienti. Implementeremo un ulteriore supporto e apporteremo miglioramenti a questa funzionalità in un secondo tempo.

• Cercare di evitare contatti duplicati è una pratica migliore da considerare.