MS Outlook Add-In

Vous pouvez synchroniser vos réunions Collaboration avec un compte Outlook. Cette fonctionnalité peut être utilisée pour rester au courant de vos horaires de réunion sur plusieurs plates-formes.

Microsoft Outlook Add-In*

En tant qu’utilisateur

Utilisez les étapes suivantes pour planifier des réunions Sunrise Business Collaboration directement à partir de MS Outlook 365 (version Web) :

1. Créez ou ouvrez n'importe quel événement sur votre calendrier MS Outlook.

2. Cliquez sur les trois points (...) et choisissez Obtenir des compléments.

3. Dans la barre latérale gauche, choisissez Mes compléments.

4. En bas de la page, cliquez sur Ajouter un complément personnalisé.

5. Sélectionnez l'option Ajouter à partir de l'URL…

6. Copiez et collez le lien suivant et cliquez sur OK. https://talk.cloudpbx.sunrise.ch/cwp/javascripts/public/outlook/manifest.xml Remarque : Vous ne devez exécuter les étapes précédentes qu'une seule fois.

7. Une fois que vous avez ajouté le complément, cliquez à nouveau sur les trois points (…) et choisissez l'option Sunrise Business Collaboration qui vous permettra de réserver et d'ajouter les détails de votre réunion dans le cadre de votre invitation à la réunion.

En tant qu’administrateur

Le plug-in Outlook peut être déployé avec les instructions ci-dessous, selon votre méthode préférée. Veuillez noter que la gestion des plug-ins dans Exchange vous permet d’en installer plusieurs.

Déploiement pour tous les utilisateurs

Pour installer le plug-in pour tous les utilisateurs d’une organisation, vous aurez besoin d’un compte Exchange avec des privilèges d’administrateur. Comment faire :

1. Connectez-vous au Exchange Admin Center.

2. Allez dans Organisation → Add-Ins. Vous pouvez y ajouter, modifier et supprimer les add-ins de tous les utilisateurs de votre organisation.

3. Ajouter à partir de l’Office Store. Ici, sélectionnez l’application que vous souhaitez installer et cliquez sur Ajouter. Les applications compatibles avec l’application Web Outlook sont répertoriées sous Add-ins pour Office > Outlook.

• Si l’add-in a déjà été installé, vous pouvez le modifier ou le supprimer de la liste des add-ins précédemment installés.

4. Une fois l’add-in installé dans votre environnement, mettez en surbrillance la ligne dans laquelle il se trouve et cliquez sur l’icône du crayon (✏) pour le modifier.

5. Définissez les Paramètres par défaut de l’utilisateur sur En option et cliquez sur Enregistrer.

L’add-in est maintenant installé pour tous les utilisateurs de l’organisation. Dès qu’ils auront redémarré ou rechargé Outlook, ils verront l’add-in Outlook Sunrise Business Collaboration.

Déploiement pour certains utilisateurs

Pour installer l’add-in pour un sous-ensemble d’utilisateurs dans votre organisation, un administrateur peut créer une liste de distribution pour eux dans Exchange, puis se connecter à Exchange Online PowerShell. Voyez les instructions Gérer l’accès des utilisateurs aux add-ins pour Outlook (sections Limiter la disponibilité à certains utilisateurs) et Set-App Mailbox Cmdlet.

Remarque : Le document Gérer l’accès des utilisateurs aux add-ins pour Outlook de Microsoft contient des erreurs. Chaque instance de « Organizationadd-in » devrait en fait être « OrganizationApp ». Le document « Set-App Mailbox Cmdlet » contient des exemples corrects.

Partage de réseau

En tant qu’administrateur, vous pouvez télécharger le fichier manifeste dans la bibliothèque du réseau de l’entreprise. Cela signifie que vous pouvez partager un URL ou un lien avec tous pour qu’ils installent le plug-in Sunrise Business Collaboration pour MS Outlook.

Réunions vis MS Outlook

Pour créer une réunion via MS Outlook, le plug-in MS Outlook Sunrise Business Collaboration doit être installé. Deux façons de créer une réunion :

• via Nouvel élément - Nouvelle réunion

• Directement dans le Calendrier Outlook

Création d’une réunion

Pour créer une réunion Sunrise Business Collaboration via MS Outlook :

1. Allez dans Nouvel élément en haut à gauche de la page Outlook. Vous pouvez aussi aller directement dans votre calendrier Outlook.

2. Sélectionnez Nouvelle réunion.

3. Dans les détails de la réunion, sélectionnez la date, l’heure, le titre, les participants et d’autres informations.

4. Cliquez sur les trois points ( ... ) et sélectionnez l’option Workplace. Cela permettra d’associer la réunion à Sunrise Collaboration sur Outlook avec un Lien MagiCall. Les détails de la réunion affichent alors « Réunion Sunrise Collaboration ajoutée ».

*Vous trouverez de plus amples informations sur les liens MagiCall dans la section : Liens MagiCall

5. Finalisez les détails de la réunion en sélectionnant les options récurrentes, le lieu ou les rappels. Vous pouvez aussi personnaliser le message destiné aux participants.

6. Cliquez sur l’option d’envoi avec l’icône d’avion ( ) pour envoyer l’invitation à la réunion aux participants.

7. La réunion apparaîtra sur Workplace dans votre onglet Réunions ainsi que dans votre calendrier MS Outlook.

Remarque : En tant qu’hôte, vous devrez démarrer la réunion via le Sunrise Collaboration. Les autres participants peuvent accéder à la réunion via leur onglet Réunions s’ils font partie de votre Sunrise Collaboration. Sinon, ils peuvent aussi rejoindre la réunion via le Lien MagiCall de la réunion.