Vergaderingen
Webphone Vergaderingen werken op dezelfde manier als in een kantooromgeving. U kunt een audio- of videovergadering met meerdere mensen maken om een onderwerp virtueel te bespreken.
De vergader-chatruimte
Bij het aanmaken van een nieuwe vergadering wordt er tevens een aparte chat-ruimte voor de betreffende vergadering aangemaakt. Dit is erg handig, de uitgenodigde deelnemers kunnen hierin chatten voor en na de vergadering. Deze ruimte bevat alle benodigde informatie, zoals vergadermateriaal als notulen, presentaties en updates over deelname aan de vergadering. Via deze chat-ruimte is het ook makkelijk om iedereen vooraf te informeren als u bijvoorbeeld wat later komt of als u niet deel kan nemen.
De vergader-chatruimte biedt alles wat met vergadercommunicatie te maken heeft. Acties zoals bellen, opnieuw plannen, berichten verzenden en meer maken allemaal deel uit van de functionaliteit van deze functie.
Opmerking: Vergaderingen kunnen alleen door de organisator worden gestart vanuit Webphone in de browser, dus niet vanuit de mobiele App en ook niet vanuit een link in een email.
Soorten vergaderingen
Webphone heeft twee soorten vergaderingen: Ad-hoc en Gepland.
Een ad-hoc vergadering is spontaan. Deze vergaderingen worden gebruikt om snelle vergaderingen op te zetten om bijvoorbeeld een dringend onderwerp of probleem te bespreken.
Een geplande vergadering wordt gepland voordat de vergadering plaatsvindt. Deelnemers worden via email op de hoogte gebracht en uitgenodigd voor een voor-vergadering chat om alvast input, verwachtingen en andere input materialen of informatie te delen.
Een ad-hoc vergadering starten
Volg deze stappen om een ad-hoc vergadering te starten:
Navigeer naar het hoofdmenu door op het pluspictogram (
) in de linkerbenedenhoek van uw Webphone.
Selecteer Start een vergadering.
Geef de vergadering een naam en klik vervolgens op De vergadering starten. U bevindt zich dan zonder deelnemers in de vergaderruimte.
Om deelnemers aan het gesprek toe te voegen, klikt u op Deelnemer toevoegen (
) in de rechterbovenhoek van het scherm. Zoek collega's door hun naam in de zoekbalk te typen.
Selecteer het pluspictogram (
) om uw contacten in het gesprek te betrekken. Ze worden dan toegevoegd aan de lijst van genodigden voor de vergadering.
Zodra uw genodigden de oproep accepteren, nemen ze direct deel aan de vergadering
Deelnemen aan een ad-hocvergadering
Om deel te nemen aan een Ad-hoc Vergadering, moeten de genodigden een melding op hun scherm krijgen en kunnen ze de groene telefoon knop selecteren () om de vergadering te accepteren, of de rode telefoon knop (
) om de vergadering te weigeren.
Een vergadering plannen
Volg deze stappen om een vergadering via Webphone te plannen:
Ga naar het hoofdmenu door op het pluspictogram (
) in de linkerbenedenhoek van uw Webphone.
Selecteer Een vergadering plannen.
U kunt dan selecteren wie u als deelnemer wilt uitnodigen door op hun naam of emailadres te zoeken. Als uw alle deelnemers hebt geselecteerd, klik u op Volgende.
Op de volgende pagina kunt u de startdatum/-tijd voor de vergadering, de duur, de tijdzone en de herhaling van de vergadering (indien van toepassing) instellen. U kunt ook een herinnering toevoegen, zodat deelnemers voor aanvang van de vergadering op de hoogte worden gesteld. Klik op Volgende wanneer de details zijn bevestigd.
Geef in de laatste stap de vergadering een naam en geef deze een optionele beschrijving. Klik vervolgens op De vergadering plannen om het planningsproces af te ronden.
Deelnemers krijgen een melding in Webphone over de geplande vergadering in hun Gemiste Activiteiten. Ze ontvangen ook een emailmelding over de vergadering met een directe link om deel te nemen.
Deelnemen aan of starten van een geplande vergadering
Er zijn drie manieren om deel te nemen aan een vergadering op Webphone:
1. Bezoek de chat-ruimte van de vergadering.
2. Gebruik de vergadering op het tabblad Vergaderingen.
3. Klik op de link in de uitnodigingsmail.
Vanuit de chat-ruimte van de vergadering
1. Ga naar het tabblad Chats aan de linkerkant in het menu van uw Webphone.
2. Zoek naar de titel van de vergadering.
3. Zodra u de chat-ruimte bent binnengegaan, klikt u in de rechterbovenhoek op Deelnemen om de vergadering binnen te gaan.
Opmerking: Als u mede-organisator bent van de vergadering, kunt u de vergadering hier ook starten.
De lijst van vergaderingen gebruiken op het tabblad Vergaderingen
1. Open het tabblad Vergaderingen in de rechterzijbalk van uw Webphone.
2. Daar vindt u de aankomende vergaderingen. Scrol om de vergadering te zoeken waaraan u wilt deelnemen of waaraan u wilt beginnen.
3. Klik op Deelnemen aan het gesprek om als deelnemer aan de vergadering deel te nemen. Als u de organisator bent, klikt u op Start het gesprek om de vergadering te starten.
Klikken op de link in de uitnodigingsemail
1. Zoek de uitnodiging voor de vergadering in uw emailinbox of Outlook kalender uitnodiging.
2. Klik op Deelnemen aan de vergadering om deel te nemen. Opmerking: deelnemers kunnen deelnemen via de emaillink, maar een organisator kan het gesprek niet starten via de emaillink. De organisator van het gesprek dient het gesprek te starten vanuit de Webphone-chatruimte of de vergadering.
Last updated