Bedrijfscontacten

Met de functie Bedrijfscontacten kunnen beheerders een gids van interne en externe contacten maken en onderhouden, die toegankelijk is voor alle teamleden. Hiermee hebben u en uw teamleden snel toegang tot contacten, naar wie u rechtstreeks een web-oproep kunt doen of aan wie u rechtstreeks een e-mail kunt versturen. Elk contact omvat gegevens zoals naam, telefoonnummer, e-mailadressen etc.

Ga als volgt te werk om bedrijfscontacten toe te voegen:

1. Klik op uw profielpictogram in de hoek linksboven en selecteer Voorkeuren in het vervolgkeuzemenu.

2. Klik onder Beheer op Bedrijfscontacten beheren.

3. Klik op Voeg een enkel contact toe. Hier kunt u kiezen of u een enkel contact toevoegt of contacten in grote hoeveelheden uploadt.

4. Om een enkel contact toe te voegen, klikt u op Voeg een enkel contact toe. Voer de contactgegevens in en klik op Het contact opslaan. Het nieuwe contact wordt opgeslagen en onmiddellijk weergegeven in de gids met contacten.

Opmerking: Ga door naar de volgende stap als u contacten in grote hoeveelheden wilt importeren.

1. Om contacten in grote hoeveelheden te uploaden, moet u eerst een CSV-bestand met contactgegevens voorbereiden met de volgende structuur:

· 1 kopregel

· 1 contact per rij (u kunt tot 1.000 contacten uploaden per keer).

Bijvoorbeeld, als u de volgende 2 contacten wilt maken:

a) Jan Smit, beveiliging

[e-mail]

Telefoon: 00491222333444555

b) Maria van Beek

[e-mail]

Werktelefoon: 0015551234567

Secundaire telefoon: 0015559999123

Uw CSV-bestand ziet er dan als volgt uit:

contactnaam,functie,e-mail,werktelefoon,optionele-telefoon-1,optionele-telefoon-2,

In dit geval heeft Maria 2 telefoons. Het eerste nummer wordt opgeslagen als haar werknummer en het andere wordt aangegeven als ‘overig’.

1. Zodra u uw CSV-bestand gereed hebt, klikt u op Uploaden vanuit een bestand op de pagina Bedrijfscontacten beheren.

   
2. Klik op Bestand uploaden en selecteer het CSV-bestand in uw lokale systeem.

1. Wanneer de upload is voltooid, ziet u het bevestigingsbericht. Nu kunnen al uw teamleden de contacten zien die u gemaakt hebt in de gids.

Een paar belangrijke tips voor het maken van bedrijfscontacten:

• Een contact moet minimaal een naam hebben en ofwel een primair nummer of een e-mailadres.

• Gebruik de internationale indeling wanneer u telefoonnummers toevoegt (00...)

• Functie, optioneel-nummer-1 en optioneel-nummer-2 zijn allemaal optionele velden. Als u deze niet nodig heeft, laat u ze leeg, maar gebruik altijd de komma (",").

• U kunt de volgorde van de velden niet veranderen, gebruik altijd de hier opgegeven indeling.

• Alleen de regels met de juiste indeling worden geüpload.

• De bestandsextensie moet altijd ".csv" zijn.

• Dit is een nieuwe functie die we geleidelijk invoeren voor onze klanten. We implementeren verdere ondersteuning en verbeteringen van deze functie op een later tijdstip.

• Probeer het maken van dubbele contacten te voorkomen als een best practice.