Groepen beheren

Raadpleeg deze pagina voor meer informatie over het maken van een groep, het toewijzen van rechten aan een groep en meer.

Een groep maken

Als u een nieuw project begint of als u nieuwe leden aan Webphone toevoegt, kunt u nieuwe groepen maken voor uw collega's.

Browser

Een groep maken vanuit uw browser:

1. Klik op de (plus-pictogram) in de linkerbenedenhoek van Webphone.

2. Klik op de optie Maak een nieuwe groep.

3. Selecteer het zichtbaarheidsniveau (openbaar of privé) van de groep en klik op volgende.

4. Voeg uw gekozen collega's toe aan uw groep. Uw kunt deze stap ook overslaan en op een later tijdstip nieuwe collega's toevoegen.

5. Geef uw groep een naam en een welkomstbericht.

6. Uw groep is nu aangemaakt!

Mobiel

Een groep maken vanaf uw mobiele apparaat:

1. Selecteer het groepspictogram onderaan in het midden van uw App-scherm.

2. Hierdoor wordt het menu Groepen weergegeven. Uw groepen worden bovenaan weergegeven onder Uw groepen, terwijl alle andere groepen die deel uitmaken van die Webphone daar onder worden weergegeven.

3. Klik op het + pictogram boven uw profielfoto (avatar, in rechter benedenhoek).

4. Daarna volgende de verdere stappen om de groep aan te maken. Kies het gewenste zichtbaarheids-of privacy niveau, selecteer de deelnemers en daarna geeft u een naam en welkomstbericht.

Een groep verlaten

Als u besluit een groep te verlaten, zal het verlaten van een groep de groep niet van Webphone verwijderen, maar alleen de ontvangst van communicatie en meldingen voor de betreffende gebruiker stopzetten.

Webphone-gebruikers hebben de mogelijkheid om na het verlaten weer opnieuw deel te nemen aan een openbare groep, maar kunnen niet opnieuw deel te nemen aan een privégroep (tenzij ze opnieuw worden uitgenodigd door een groepslid).

Browser

Een groep verlaten vanuit uw browser:

1. Selecteer de groepsnaam om de groep te openen.

2. Klik op het menupictogram met drie stippen () in de rechterbovenhoek.

3. Selecteer in het menu de laatste optie Verlaat de groep.

4. Verdere stappen om de groep te verlaten worden vervolgens aangeboden. U kunt doorgaan met verlaten of selecteer Annuleren om af te sluiten.

Mobiel

Een groep verlaten vanaf een mobiel apparaat:

1. Selecteer binnen het groepsgesprek het informatiepictogram in de rechterbovenhoek van het scherm. Dit opent een detailpagina met informatie over groepsleden en groepsonderwerpen, evenals de optie om nieuwe collega's uit te nodigen of de groep te verlaten.

2. Selecteer De groep verlaten om verder te gaan.

3. Er verschijnt een dialoogvenster waarin de actie om te verlaten of om te annuleren en het scherm te verlaten wordt bevestigd.

Eigenaar van een Groep (rechten)

Gebruikers van Webphone worden eigenaar van de groep zodra ze voor het eerst een groep hebben aangemaakt. De eigenaar kan ook het eigendom toewijzen aan een ander groepslid of beheerder, zolang ze maar niet tot die groep behoren.

Een eigenaar toewijzen

Ga als volgt te werk om een eigenaar van een groep toe te wijzen:

1. Beweeg als eigenaar met uw muis over de gebruiker aan wie u eigendomsgegevens wilt toewijzen. Er wordt een menu weergegeven (3 stippen). Selecteer Instellen als groepseigenaar, waarna een bevestigingsvraag wordt weergegeven.

2. De bevestigingsdialoog bevat twee opties. Kies uit:

• Eigenaar instellen: Met deze optie geeft de eigenaar onmiddellijk de eigendomsrechten aan de geselecteerde deelnemer.

• Annuleren: Deze optie sluit het dialoogvenster en slaat de gebruiker niet op als eigenaar. De dialoog wordt ook gesloten door buiten het venster te klikken.

Wanneer een deelnemer eigendomsrechten krijgt, ontvangt de betreffende deelnemer een melding in de Gemiste activiteit. Dit blijft zichtbaar totdat de deelnemer het sluit of markeert als gelezen. Ze ontvangen ook een melding via een schermbericht dat, indien geselecteerd, hen doorverwijst naar hun nieuwe groep. Als de melding niet is geselecteerd, zal de browser deze automatisch sluiten.

Een groep verlaten als eigenaar

Groepseigenaren kunnen een groep alleen verlaten als er binnen die groep twee eigenaren zijn. Als ze de enige eigenaar zijn, moeten ze het eigendom bij het verlaten toewijzen aan een andere deelnemer. Selecteer Verlaat de groep om een ​​nieuwe eigenaar toe te wijzen. Dit zal een dialoog oproepen met de volgende keuzes:

• Eigenaar instellen: Deze optie sluit het dialoogvenster en opent een aparte pagina met groepsdetails met het deelnemersgedeelte uitgevouwen. Vanaf hier kan de vertrekkende deelnemer de nieuwe groepseigenaar selecteren.

• Annuleren: Dit zal de actie annuleren en de dialoog sluiten.

Opmerking: Alle leden van de groep kunnen de eigenaar van die groep zien, evenals de beheerder (indien van toepassing). De bijbehorende titel verschijnt onder hun naam in de groep.

Groepseigenaren deactiveren

Wanneer een enige groepseigenaar wordt gedeactiveerd in Webphone (zoals bij het verlaten van een organisatie), wijst Webphone automatisch het eigendom toe aan de eerst toegevoegde deelnemer van de groep. Als er meer dan één eigenaar is toegewezen aan die groep op het moment van deactivering, blijven alle andere eigendomsinstellingen hetzelfde.

Alle groepen kunnen een onbeperkt aantal eigenaren hebben, behalve groepen met de titel 'Iedereen', die bestaan ​​uit alle leden binnen die Webphone. In dit scenario zijn beheerders aangewezen eigenaren van de groep en kunnen ze geen andere eigenaren toewijzen.

Gebruikers uit een groep verwijderen

Groepseigenaren en beheerder (wanneer ze deel uitmaken van de groep) komen beide in aanmerking om leden uit een groep te verwijderen. Enkele redenen waarom leden kunnen worden verwijderd, zijn bijvoorbeeld een collega die deelnemer wordt van een andere groep of een werknemer die ontslag neemt bij een bedrijf.

Groepsleden

Ga als volgt te werk om leden uit een groep te verwijderen:

1. Plaats de muis op het profielpictogram van de deelnemer dat u wilt verwijderen. Er verschijnt dan een dialoog voor Meer opties. Dit menu is alleen zichtbaar voor eigenaren of beheerders.

2. Klik op het menu Meer opties, waarna een keuze wordt weergegeven voor 'Verwijderen uit de groep'. Er wordt dan een secundair menu geopend waarin de gebruiker wordt gevraagd uit het volgende te kiezen:

• Verwijderen: Met deze actie wordt de deelnemer onmiddellijk uit de groep verwijderd.

• Annuleren: Deze optie sluit het menu en sluit de actie om een ​​groepslid te verwijderen af.

3. De gebruiker die de deelnemer heeft verwijderd, ontvangt een bericht dat aangeeft dat de deelnemer met succes is verwijderd. De verwijderde deelnemer wordt ook niet meer weergegeven in de lijst met leden op de detailpagina van de groep.

Verwijderde leden ontvangen de volgende berichten zodra ze zijn verwijderd:

• Gemiste activiteit: Dit is zichtbaar totdat het wordt verworpen of gemarkeerd als gelezen.

• Browsermelding: De gebruiker wordt geïnformeerd over wie ze heeft verwijderd.

Beheerder en andere eigenaren

Verwijdering voor autoriteitsgebruikers is tweerichtingsverkeer. Groepseigenaren kunnen andere eigenaren en beheerders verwijderen, terwijl beheerders groepseigenaren kunnen verwijderen. Eenmaal verwijderd, verliest een eigenaar zijn status; als ze opnieuw worden uitgenodigd voor dezelfde groep, wordt hun eigendomsstatus niet ingetrokken. De stappen om beheerder en eigenaren te verwijderen, kunnen worden gevolgd zoals hierboven in het gedeelte Groepsleden verwijderen.

Beheerders die uit een groep worden verwijderd, verliezen hun beheerdersrechten niet.

Een groep verwijderen

Zowel de eigenaren als de beheerder hebben de rechten om een ​​groep permanent te verwijderen. Om door te gaan met het verwijderen van een groep:

1. Beweeg de muis over de groepsnaam. Het pictogram Meer opties verschijnt. Selecteer hier Groepsinstellingen. Eenmaal geselecteerd, wordt een reeks opties weergegeven, waaronder:

• Groepsdetails bewerken

• Groep archiveren

• Groep verwijderen

2. Selecteer Groep verwijderen. Dit zal een bevestigingsvraag oproepen met de optie om door te gaan of om de actie te annuleren.

3. Er verschijnt een bevestigingsselectievakje (standaard niet aangevinkt). Vink het vakje aan, waardoor de knop kan worden geselecteerd voor Groep verwijderen. Selecteer de knop en de groep wordt dan verwijderd.

4. Nadat de gebruiker de groep heeft verwijderd, wordt hij teruggebracht naar de groepsruimte Iedereen.

Opmerking: Als u een groep verwijdert, worden alle onderwerpen en gemiste activiteiten uit de groep verwijderd. Het verschijnt ook niet langer in de groepslijst voor een specifieke Webphone account.

Een groep archiveren

Alle groepsleden kunnen een groep archiveren. Wanneer een groep is gearchiveerd, kan er later naar worden gezocht om groepsdetails, onderwerpen en meer op te halen. Een gebruiker kan bijvoorbeeld een groep willen archiveren voor een project dat net is afgelopen; hoewel de taak is voltooid, is het belangrijk om die informatie op te slaan om indien nodig naar terug te verwijzen.

Een groep archiveren:

1. Beweeg de muis over de groepsnaam. Het pictogram Meer opties verschijnt. Selecteer hier Groepsinstellingen.

2. Selecteer in dit menu de optie Archiveer Groep. Selecteer hier Annuleren om de actie af te sluiten of de knop Groep archiveren om te bevestigen.

3. Gearchiveerde groepen kunnen worden gevonden door ernaar te zoeken in de zoekbalk. Vervolgens wordt er alleen een specifieke pagina geopend die gearchiveerde groepen bevat.

Een groep verwijderen uit de gearchiveerde ruimte

Om een ​​groep uit het archief te verwijderen, moet de gebruiker er eerst naar zoeken (het woord Gearchiveerd verschijnt naast alle groepen in deze ruimte). Ga als volgt te werk na het lokaliseren van de groep:

1. Selecteer de groep naar keuze. Nadat u de muis op de groepsnaam heeft geplaatst, wordt het pictogram Meer opties weergegeven.

2. Kies uit het volgende in het menu Meer opties:

• Groep de-archiveren: Met deze optie wordt de groep niet meer gearchiveerd. Alle functionaliteiten (berichten, etc.) worden hersteld.

• Groep verwijderen: hiermee wordt de groep volledig van Webphone verwijderd. Raadpleeg Een groep verwijderen sectie op deze pagina om de acties te bekijken die verband houden met het verwijderen van een groep.