Contacts de l’entreprise
La fonctionnalité Contacts de l’entreprise permet aux administrateurs de créer et de gérer un répertoire de contacts internes et externes accessible par tous les coéquipiers. Vous et vos collègues peuvent ainsi accéder rapidement aux contacts que vous pouvez joindre en passant un appel par le web ou en envoyant un e-mail. Chaque contact comprend des informations telles que le nom, le numéro de téléphone, les adresses e-mail, etc.
Pour ajouter des contacts de l’entreprise :
Cliquez sur l’icône de votre profil en haut à gauche puis sélectionnez Préférences dans le menu déroulant.
Sous Administration, cliquez sur Gérer les contacts de l’entreprise.
Cliquez sur AJOUTER UN NOUVEAU CONTACT. À cet endroit, vous pouvez choisir d'ajouter un seul contact ou de télécharger des contacts en masse.
Pour ajouter un contact, cliquez sur Ajouter un seul contact. Renseignez les coordonnées puis cliquez sur Enregistrer le contact. Le nouveau contact est enregistré et s'affiche instantanément dans le répertoire des contacts.
Remarque : Passez à l'étape suivante si vous souhaitez importer des contacts en nombre.
Pour télécharger des contacts en nombre, vous devez d'abord préparer un fichier CSV contenant les coordonnées des contacts en suivant la structure suivante :
1 ligne d’en-tête
1 contact par ligne (vous pouvez charger jusqu’à 1 000 contacts en un seul téléchargement).
Pour créer par exemple les 2 contacts suivants :
John Smith, Sécurité
jhon-smith@email.com
Téléphone : 00491222333444555
Maria Beck
maria.beck@email.com
N° de téléphone Travail : 0015551234567
Autre n° de téléphone : 0015559999123
Votre fichier CSV doit avoir l’apparence suivante :
nom-contact,poste,e-mail,téléphone-travail,téléphone-facultatif-1,téléphone-facultatif-2,
John Smith,Sécurité,jhon-smith@email.com,00491222333444555,,,
Maria Beck,,maria.beck@email.com,0015551234567,0015559999123,, Dans cet exemple, Maria possède deux numéros de téléphone, le premier étant son numéro de « travail » et le second classé comme « autre ».
Dès que votre ficher CSV est prêt, cliquez sur Télécharger à partir d'un fichier à la page Gérer les contacts de l’entreprise.
Cliquez sur Charger un nouveau fichier puis sélectionnez le fichier CSV de votre système local.
Une fois le téléchargement terminé, vous recevrez le message de confirmation. Désormais, tous vos coéquipiers peuvent voir les contacts que vous avez créés dans leur répertoire.
Voici des conseils à retenir lorsque vous créez les contacts de l’entreprise :
Un contact doit au minimum contenir un nom, un numéro de téléphone principal ou une adresse e-mail.
Les numéros de téléphone (00...) doivent être renseignés au format international.
Poste, numéro-facultatif-1 et numéro-facultatif-2 sont tous les champs en option. Si les données sont inutiles, laissez-les vides mais utilisez toujours la virgule (« , »).
Vous ne pouvez pas modifier l'ordre des champs, utilisez toujours le format tel qu'il est spécifié ici.
Seules seront chargées les lignes au format adéquat.
Le fichier doit avoir l’extension « .csv ».
Il s'agit d'une nouvelle fonctionnalité que nous mettons progressivement à la disposition de nos clients. Nous apporterons ultérieurement un soutien et des améliorations à cette fonctionnalité.
La meilleure pratique consiste à éviter de créer des contacts en double.
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